TÜRK MÜHENDİS VE MİMAR ODALARI BİRLİĞİ BİLGİSAYAR MÜHENDİSLERİ ODASI
DENETLEME KURULU ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI YÖNERGESİ

Amaç
Madde 1- Bilgisayar Mühendisleri Odasının ve bağlı birimlerinin uygulamalarının, gelir ve giderlerinin, hesaplarının ve bunlarla ilgili bütün işlemlerinin denetlenmesine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam
Madde 2- Bu yönerge, Bilgisayar Mühendisleri Odası Genel Merkezi ile İl Temsilciliklerinin denetiminde uygulanan kuralları, izlenen yol ve yöntemleri kapsar.

Dayanak
Madde 3- Bu yönerge, Bilgisayar Mühendisleri Odası Ana Yönetmeliğinin ilgili hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar
Madde 4- Bu yönergede geçen

TMMOB: Türk Mühendis ve Mimar Odaları Birliğini,
BMO: Bilgisayar Mühendisleri Odasını,
Oda: Bilgisayar Mühendisleri Odasını,
Temsilcilik: Bilgisayar Mühendisleri Odasına bağlı il temsilciliklerini,
Oda Yönetim Kurulu: Bilgisayar Mühendisleri Odası genel merkez yönetim kurulunu,
Oda Denetleme Kurulu: Oda Genel Kurulunca seçilen denetleme kurulu üyelerini,
Oda Birimleri: Bilgisayar Mühendisleri Odası Genel Merkezi, Şube ve İl ve/veya Bölge Temsilciliklerini,
Gün: Tüm iş günleriyle hafta sonlarını kapsayan, ancak resmi tatilleri kapsamayan takvim gününü,
Ay: Tüm iş günleriyle hafta sonlarını kapsayan, ancak resmi tatilleri kapsamayan takvim ayını,

tanımlar.

Oda Denetleme Kurulunun Görevleri
Madde 5- Oda Denetleme Kurulunun görevleri şunlardır:

  1. Odanın ve temsilciliklerin uygulamalarını, gelir-giderlerini, hesaplarını ve bunlara bağlı bütün işlemleri en geç 3 (üç) ayda bir denetleyerek denetim sonucunda hazırlayacağı en az üç kopya raporu Oda Yönetim Kuruluna vermek.Bu raporların bir kopyası Denetleme Kurulu tarafından, bir kopyası Oda Yönetim Kurulu tarafından saklanır; bir kopyası TMMOB Yönetim Kuruluna gönderilir.
  2. Odanın mali işleriyle ilgili denetleme dönem raporunu, Oda Genel Kuruluna sunulmak üzere hazırlamak ve Oda Genel Kurulundan en geç 15 (on beş) gün önce Oda Yönetim Kuruluna vermek.
  3. Odanın hesap işleri ile Oda Yönetim Kurulunun hazırladığı bilanço, yeni dönem bütçesi ve personel kadroları hakkındaki raporunu, Oda Genel Kuruluna sunulmak üzere hazırlamak.
  4. Zorunlu durumlarda oybirliğiyle vereceği kararla Oda hesap işleriyle ilgili olarak Oda Genel Kurulunun olağanüstü toplantıya çağrılmasını Oda Yönetim Kurulundan istemek.
  5. TMMOB Denetleme Kurulu tarafından görevlendirilmesi durumunda, Odanın ya da İl Koordinasyon Kurulunun hesaplarını ve bunlara ilişkin işlemlerini incelemek.
  6. Odanın TMMOB ödentilerini zamanında ve düzenli olarak yapmasını denetlemek.

Oda Denetleme Kurulunun Çalışma Kuralları
Madde 6- Oda Denetleme Kurulu, aşağıdaki kurallara uygun olarak çalışır.

  1. Oda Yönetim Kurulu, Oda Genel Kurulundan sonra en geç bir ay içinde genel kurulca seçilen asıl ve yedek Denetleme Kurulu üyelerine seçildiklerini, ilk toplantı gün, saat ve yerini yazıyla bildirir.
  2. Oda Denetleme Kurulu ilk toplantısında asıl üyeler arasından başkan seçer.
  3. Oda Denetleme Kurulu, gün-saati Oda Yönetim Kurulunca saptanan ilk toplantı dışındaki diğer toplantı ve denetim günlerini kendileri kararlaştırır ve Oda Yönetim Kuruluna bildirir.
  4. Oda Denetleme Kurulu denetim günlerini, denetimden en geç 15 gün önce Yönetim Kuruluna bildirir. Denetim günleri, ilgili birimlere Oda Yönetim Kurulu tarafından bildirilir.
  5. Oda Yönetim Kurulu, gerekli gördüğü durumlarda oda birimlerinin uygulamalarının ve hesaplarının incelenmesi için Oda Denetleme Kurulunu göreve çağırır.
  6. Oda Denetleme Kurulu toplantılarına, Oda Genel Kurulunca Denetleme Kuruluna seçilen asıl ve yedek üyeler katılır.
  7. Oda Denetleme Kurulu asıl üyelerin çoğunluğu ile toplanır. O toplantı için yazman seçer. Kararlar, katılan asıl üyelerin oyçokluğu ile alınır. Oylarda eşitlik bulunması durumunda, toplantı başkanının bulunduğu taraf çoğunlukta sayılır.
  8. Özür belirtmeksizin üst üste 3 (üç) kez toplantıya ve/ya da denetimlere katılmayan ya da katılamayacağını bildiren Oda Denetleme Kurulu asıl üyesi çekilmiş sayılır; yerine sıradaki ilk yedek üye geçer. Bu durum Oda Denetleme Kurulu tarafından karar altına alınır ve Oda Yönetim Kuruluna bildirilir.
  9. TMMOB Denetleme Kurulu tarafından verilen görevlendirmeler ve Oda Denetleme Kurulunun ortak yaptığı toplantılar bu sayıya dâhil olup, çekilme sayısının belirlenmesinde anlaşmazlık durumunda Oda Yönetim Kurulunun vereceği karar esastır.
  10. Görevden ayrılan ya da çekilmiş sayılan Oda Denetleme Kurulu üyeleri yerine gelecek yedek üye kalmaz ve Oda Denetleme Kurulu üye sayısı salt çoğunluğun altına düşerse Olağanüstü Oda Genel Kurulu yapılır, yeniden Denetleme Kurulu asıl ve yedek üyeleri seçilir. Yeniden seçilen Oda Denetleme Kurulu ilk olağan Genel Kurula dek görev yapar.
  11. Oda Denetleme Kurulu yılsonu denetimini en geç Şubat ayı içinde bitirir. Denetleme Kurulu raporu TMMOB Yönetim Kuruluna gönderilir.

Uygulama Denetiminin Kapsamı
Madde 7- Oda ve birimlerinin işlemlerinin denetiminde şunlar incelenir:

  1. Evrak/belge kayıtlarının düzenli ve elektronik ortamda tutulması, evraklara/belgelere zamanında yanıt verilmesi.
  2. Komisyon çalışmalarının düzenli izlenmesi.
  3. Mesleki denetim uygulamalarında yönetmeliklere uyulması.
  4. Oda yönetmelik, yönerge ve genelgelerinin uygulanması.
  5. Personel özlük dosyalarının düzenli tutulması.
  6. Oda Yönetim Kurulu Karar Defterinin düzenli tutulması.
  7. Demirbaş Defterinin düzenli tutulması.

Gelirlerin ve Giderlerin Denetimi
Madde 8-  Gelirlerin ve giderlerin denetiminde şunlar incelenir:

  1. Bütçede gösterilen gelirler ve elde edilen fiili sonuçların bölüm ve maddelere göre karşılaştırılması.
  2. Gelirlerin ve diğer kıymetlerin, usulüne göre kayıtlarda, kasada ve banka hesaplarında bulunması.
  3. Harcamaların, bölüm ve maddeler itibariyle, bütçeye uygunluğu ve harcamaların dayanakları olan belgelerle yapılması.

Denetim Yöntemi
Madde 9- Oda Denetleme Kurulu, Oda birimlerinin denetimle ilgili defter, fatura, fiş, makbuz ve diğer belge ve bilgileri yazman (sekreter), sayman üye ya da bunların görevlendireceği yetkililerden ister. Oda Denetleme Kurulu görevini yaparken işlerin yürütülmesini aksatmayacak şekilde düzenlemeleri esastır. Madde 7 ve Madde 8`de belirtilen incelemeler aşağıdaki yönteme göre yapılır:

  1. Denetime, kasa sayımıyla başlanır. Kasa defteri ve son kayıtların altı imzalanarak kasada bulunan tutarla karşılaştırılır. Arada bir fark olduğunda durum bir tutanakla saptanır.
  2. TMMOB ve Odaları Mali İşler Yönetmeliğine göre tutulmakta olan kayıtların, usulüne uygunluğu ile imzaları ve dayandığı belgeler incelenir.
  3. Tediye (ödeme), tahsil ve mahsup fişlerinin düzenlenmesinde, usulüne uygunluğu ile imzaları ve dayandığı belgeler incelenir.
  4. Yapılan harcamaların, yasalar ve ilgili yönetmelikler, Oda Genel Kurulu ve Oda Yönetim Kurulu kararlarına uygunluğu ile dayandığı belgeler incelenir.
  5. Tutulması gereken kayıtların günü gününe ve bakiye vererek, temiz ve düzenli bir şekilde tutulup tutulmadığı incelenir.
  6. Demirbaş Defterine Oda Yönetim Kurulu kararlarının, fatura tarih ve numarası ile demirbaşın fiyatı ve demirbaşı benzerlerinden ayıracak belli başlı özelliklerinin işlenip işlenmediği incelenir.
  7. Bütçe ile belirlenmiş gelir ve giderler ile fiili gelir ve giderlerin, aylara göre bölüm ve madde karşılaştırması yapılır; farkları saptanarak nedenleri araştırılır.
  8. Yıl içindeki son denetimlerde bölümler arasında, TMMOB ve Odalar Mali İşler Yönetmeliğine uygun olarak gerekli aktarmaların yapılıp yapılmadığı incelenir.
  9. Denetleme esnasında EK-1’de belirtilen dokümanlar incelenir, EK-2’deki kılavuz kullanılır.

Raporlar
Madde 10- Oda Denetleme Kurulu, aşağıdaki raporları hazırlar.

  1. Oda Denetleme Kurulu, yaptığı her denetimin sonuçlarını, bütçede öngörülen amaçlara ulaşmasını sağlayıcı dilek ve önerilerini kapsayan bir rapor oluşturur. Bu rapor, Madde 5-a’da belirtildiği sayıda hazırlanır.
  2. Oda Denetleme Kurulu, yaptığı her denetimde saptadıklarını TMMOB’ye bağlı tüm odalarca kullanılan Denetleme Kurulu Denetleme Raporuna (Ek-3) yazarak a şıkkında tanımlanan denetim raporuna ekler.
  3. Oda Genel Kuruluna sunulacak raporda, o dönem içinde yapılan denetimlerin sonuçları göz önünde tutulur ve raporda Odanın dönem çalışması ve yeni dönem bütçe tasarısı ile ilgili Denetleme Kurulunun görüşü belirtilir.
  4. TMMOB ve Oda Genel Kuruluna sunulacak raporda Odanın TMMOB ödentilerini dönem içinde yapılan ve eksik ödemeler açıkça belirtilir.

Madde 11- Bu yönerge ile düzenlenmemiş konularda TMMOB ve Oda Yönetmelikleri ile Oda Yönetim Kurulu kararları geçerlidir.

Yürürlük
Madde 12-  Bu yönerge Oda Yönetim Kurulunun 17.01.2017 tarih ve 03/21 sayılı toplantısında kabul edilerek yürürlüğe girmiştir.

Yürütme
Madde 13- Bu yönerge hükümlerini, Türk Mühendis ve Mimar Odaları Birliği Bilgisayar Mühendisleri Odası Yönetim Kurulu yürütür.

EK – 1: İncelenecek Belgeler, Defterler
EK – 2: Denetleme Klavuzu 
EK – 3: Rapor Formatı

Denetleme Kurulu Çalışma Usül ve Esasları Yönergesi (PDF)

© 2024 TMMOB Bilgisayar Mühendisleri Odası